Chez Armonea, nous entendons consacrer un maximum de temps à nos résidents et aux aspects susceptibles d'optimiser leur qualité de vie. C'est pourquoi nous veillons chaque jour à organiser nos processus de travail pour pouvoir leur consacrer plus de temps.
Se rendre à plusieurs reprises dans une réserve trop petite, chercher un produit ou un équipement parce qu'il n'est pas toujours rangé au même endroit… Ce ne sont là que deux exemples de la manière dont on peut perdre du temps, alors qu'il serait possible de faire mieux. Afin de retrouver du temps disponible, nous nous organisons de manière plus intelligente grâce à la méthode « lean ». De quoi s'agit-il ?
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Pour libérer du temps, il est avant tout indispensable de bien organiser chaque local. Nous convenons d'un aménagement optimal avec l'ensemble de l'équipe. Tout ce qui ne doit pas se trouver dans un espace déterminé est éliminé. Le reste est placé à un endroit précis. Le résultat ? Un ensemble ordonné, dans lequel le personnel soignant trouvera rapidement ce qu'il cherche. Nous veillons ensuite à ce que tout soit propre et bien rangé.
Dans certains sites, nous réussissons ainsi à libérer jusqu'à 10 minutes par jour par personne, parce que personne ne doit plus chercher le matériel. Ce temps, nous pouvons notamment l'investir dans les soins (ex. des douches et des bains plus longs pour les résidents, plus d’activités d'animation axées sur les personnes). Par ailleurs, définir des règles simples permet surtout de réduire la pression et le stress, ce qui améliore la qualité des soins pour nos résidents.
Une organisation intelligente permet également d'adapter nos soins aux besoins spécifiques des résidents. Leurs souhaits et ceux de leurs familles sont repris dans un tableau synoptique : telle personne a une fête de famille et souhaite se lever un peu plus tôt, un résident est absent en raison d'une hospitalisation… Consulter le tableau durant cinq minutes suffit pour passer de meilleurs accords, accélérer et harmoniser le travail, et gagner ainsi jusqu'à une heure de temps supplémentaire pour les soins.
Chaque collaborateur peut à tout moment noter une idée d'amélioration sur le tableau des points à améliorer dans le bureau des infirmières. Une méthode simple dont l'objectif est clair : éviter les problèmes et optimiser l'organisation. Chaque semaine, l'équipe de soins se penche sur les points soulevés et les membres du personnel cherchent ensemble des solutions. Comme l’équipe se voit confier cette responsabilité, elle s'implique plus et soutient davantage les solutions. La personne responsable encadre ce processus et veille à ce que les causes soient traitées et non pas seulement les symptômes.
Nous avons déjà introduit ces méthodes dans une grande partie de nos établissements. Au cours des prochaines années, elles seront appliquées dans toutes nos implantations avec pour seul et unique but d'améliorer la qualité de nos services. Vous avez vous-même une idée d'amélioration ou une suggestion ? N'hésitez pas à en faire part à nos collaborateurs.